Titkárnő-abc

Megjelent a Nők Lapja 1993. május 28-ai számában

Ez a pálya hasonlít a háziasszonyéhoz: egész nap lehet tenni-venni, látszat nélkül. Igazán akkor mérhető e teljesítmény, amikor nélkülözni kell.

A titkárnő másokért él és dolgozik. Az ő feladata, hogy nyugodt, rendezett munkahelyi légkört biztosítson. Fontos a munkatársakkal a jó kapcsolat kialakítása. Alfred Adler szerint „Azok, akiket embertársaik nem érdekelnek, a legnagyobb nehézségekkel küzdenek az életben, és a legnagyobb akadályt jelentik mások számára. Minden emberi balsiker tőlük származik.”

A főnök nyitott könyv. Olyan szoros a főnök-titkárnő munkakapcsolat, hogy egy év közös munka után már a gondolatát is ismerjük. Mégis tanácsos a három lépés távolságot betartani. Mindenki jobban jár, ha nem keveredik a magánélet és a munkahely. A kölcsönös tisztelet és tartózkodás jobb légkört teremt, mint a pajtáskodó, bizalmaskodó hangnem.

A cégről, a főnökről az első információ az őket fogadó munkatárs külseje, modora. A ruha legyen elegáns és mértéktartóan kövesse a divatot. Legpraktikusabb irodai viselet a kosztüm.

Elengedhetetlen kellék a jó modor. Amit tudni kell megőrizni a telefonálás közben. A titkárnők rendszerint tisztában vannak a telefonálás illemszabályaival. Inkább a hívó féllel szokott baj lenni. Sokan nem hajlandók bemutatkozni, felrúgva minden szabályt. Ilyenkor a beszélgetés kezdetén nagyon kedvesen helyre kell hozni a beszélgetőpartner hibáját úgy, hogy észre se vegye.

Ugyancsak nélkülözhetetlen tulajdonság a diplomáciai érzék. A vendégek, üzleti partnerek nagyon különbözőek. A legfontosabb szabály: bármi is a vendégről a véleményünk, nem szabad éreztetni vele.

Dale Carnegie szerint „A nevekre való emlékezés csaknem olyan fontos az üzleti és társadalmi életben, mint a politikában. ”Fontos feljegyezni a határidőnaplóba minden új vendég vagy telefonáló nevét. Szükség esetén itt utána lehet nézni.

A titkárnő előtt nincs titok. Amit a főnök nem mond el, kiderül a postabontáskor, a telefonokból vagy a kollégák elmesélik. Hihetetlen, hogy az emberek milyen közlékenyek a telefonban. A barátok, szülők, gyermekek is szívesen elbeszélgetnek a titkárnővel. Ilyenkor sok magánjellegű információhoz jut, amiről szigorúan hallgatni kell. Legokosabb, ha a főnök sem tudja meg, mennyi mindent tudunk róla, mert zavarni fogja.

A hivatali titok szintén sérthetetlen. Komoly odafigyelést igényel, hogy mikor, kinek, mennyit lehet elmondani. mindig próbálkoznak emberek tőlünk információkat megszerezni, de soha nem kerülhet szóba a nevünk egy-egy ilyen hírrel kapcsolatban.

Vannak főnökök, akik titkárnőjüktől elvárják, hogy informálja őket a közhangulatról, folyosói pletykákról. Nem szerencsés az ilyen szerep vállalása.