Megjelent: Szaktudás Kiadó Ház – 2002
Részletek a könyvből...
Titkárnőnek lenni nagyon szép, de nehéz feladat. Tudni kell mosolyogva túlélni stresszhelyzeteket, józan ésszel határt szabni a tartás és az önfeláldozás között. Meg kell oldani a legképtelenebb feladatokat. Határtalan beleérző képesség és türelem szükséges. Fontos a rend szeretete – ennek hiányában megkétszereződik a munka. El kell fogadni azt a tényt, hogy a titkárnő pályája hasonlít a háziasszony munkájához. Egész nap tehet-vehet, szinte látszat nélkül. Igazán akkor mérhető teljesítménye, amikor a titkárnőt nélkülözni kell. Mindenki látott már főnököt titkárnője szabadsága alatt fejéhez kapva szaladgálni a folyosón, mert nem talált semmit, elfelejtett mindent.
Visszatekintés a kezdetekre
Ma, a számítógéppel felszerelt irodák korában, könnyen feledésbe merülhet a kezdet: az írógéphasználat és ennek segédeszközei. Lassan csak régi filmek őrzik a gépírókisasszonyok életét, és múzeumban találkozhatunk a technikai fejlődést bemutató tárgyi emlékekkel. Gondoljuk el, milyen nagyszámú személyzetre lehetett szükség a sokszorosítógép, illetve a számítógép megjelenése előtt. Hányszor kellett ugyanazt az anyagot elütés vagy sokszorosítás miatt leírni. A szakma gyökereiben változott meg és ma is folyamatosan változik. Egyre kevesebb és – ezzel arányban – egyre magasabban képzett munkatárs dolgozik titkárnőként vagy menedzserasszisztensként.
Fontosnak tartom a gyökereket, ezért könyvem elején visszatekintést nyújtok a kezdetekre.
Írógép
1823-ban Karl Friedrich Drais von Sauerbronn báró, badeni erdőmester kifejlesztette a négy betűkarral működő írógépet, amit „gyorsírózongorá”-nak neveztek el. A négy emelő összesen 16 különböző betű lenyomását tette lehetővé. Drais néhány betűt, mint a b/p, c/k, q/g egy jellé egyesített. A betűformákat a billentyűcsoportok rajzolták ki. A lehetséges kombinációk egy, kettő, három vagy négy emelésből álltak, és mindig egy betűnek feleltek meg. Azután a betűt egy kioldó emelő segítségével ütötték le.
A táskaírógépek közül hazánkban a legismertebb márka az Erika nevet kapta. A táska formájú dobozban hordozható, kisméretű írógép ugyanazt a szerepet töltötte be az elmúlt évtizedekben, mint ma a számítógép miniatürizált változata, a laptop. Irodákban nem használták, de az írók, fordítók előszeretettel dolgoztak rajta. Nem szakmabeliek pedig, otthonukban, levelezéshez használták: sokan remekül megtanulták két ujjal, a billentyűket figyelve, a megdöbbentő sebességet elérni. Vannak írók, akik ma is ezeken a muzeális értékű szerkezeteken alkotják világraszóló műveiket.
Indigó
Az indigó lehetővé tette az adott anyagok leírását több másolattal. A festékanyagot már Kr. e. 2410 körül felfedezték, sőt talán az egyiptomiak is használták e természetes színezéket, melyet az indigofera-cserje ágaiból nyertek.
A gépíráshoz használt indigó A/4-es méretű vékony, egyik oldalán kék vagy lila festékkel bevont lap. Könnyen megfogta a kezet, ezért óvatosan kellett hozzányúlnunk. Minden betű leütésénél a festékbevonat adta meg a lenyomatot, miközben kopott, halványult, ezért csak meghatározott alkalommal lehetett felhasználni. Általában az első példány a mai nyomtatókhoz használt papírminőség volt, az indigók közötti másolati lapok viszont hajszálvékony, másolópapírnak nevezett lapokból álltak.
A 60-as évek végén munkaidőn túl kellett befejeznem egy béremelési javaslat leírását. Sokszor csöngött a telefon, de amikor felvettem, nem szólt bele senki. Nagyon zavart a munkában, és nem értettem, mi lehet az oka. Később tudtam meg, hogy a kolléganőim megvárták, amíg elmegyek, mivel abban reménykedtek, hogy új indigót használtam a gépelésnél. Ezt ugyanis kivették a papírkosárból, a fény felé tartották – hiszen úgy viselkedett, mint a fénykép negatívja – s így láthatóvá vált, mennyi fizetésemelésre számíthatnak. Mivel tőlem nem kaptak információt, kifogyhatatlan leleményességgel feltalálták magukat.
Stencil
Különösen nehéz volt régen a körlevelek, illetve a sokszorosításra szánt anyagok írása. Ne felejtsük, hogy nem volt számítógép és fénymásoló!
A stencil két lapból álló, az A4-es méretnél kicsit nagyobb papír, melynek első, hártyaszerű oldala speciális viaszbevonatot kapott, melybe az írógép belelyukasztotta a betűket és írásjeleket. A két oldal felső, összeragasztott részén lyukak voltak, melyek tüskékre illesztve biztosították sokszorosításkor a stabilitást. A két réteg közé helyezett indigó és géppapír pedig másolat készítését is lehetővé tette. A viaszos lap szélein vonalzós beosztás segített a felhasználható felület érzékelésében, hasonlóan a mai számítógépes szövegszerkesztő programokhoz.
Javítása nehézkes volt. Egy körömlakkhoz hasonló, üvegben tárolt lila folyadékot kellett ecsettel rávinnünk az elrontott betűre. Ez száradás után tömítette a lyukat, így alapot adott a felülírásra. Sokszorosításhoz festékkel bevont hengerre feszítették az ívet, majd a henger forgatásával a lyukakon átjutó festék nyomta a szöveget papírra. Ez volt a legnehezebb, legnagyobb odafigyelést igénylő munka.
Szigorú nyilvántartást kellett vezetnünk a számozott lapok felhasználásáról, és még a rontott példányokat is le kellett adnunk. A rendszerváltás előtt páncélszekrénybe kellett zárnunk a még fel nem használt stencillapokat, minden piros betűs ünnepet megelőzően. Erről körlevélben tájékoztatták az irodaházak munkatársait. (Természetesen a röplapok és szamizdat kiadványok terjesztői ennek ellenére megtalálták a módját, hogy e technika felhasználásával sokszorosíthassanak anyagokat.)
A számítógép előtt, írógéppel
A 60-as években a gyors- és gépíró szakiskola két éven át, heti három alkalommal oktató intézmény volt. Tizennégy évesen, a 8 általános elvégzése után lehetett jelentkezni. A tananyag három tárgyat foglalt magába: gépírást, gyorsírást és magyar nyelvtant. Az itt végzett tanulók később szinte kivétel nélkül érettségiztek, esti- vagy levelező tagozaton.
Titkárnő a gyors- és gépíró iskolai végzettség, érettségi megszerzése vagy közgazdasági technikum befejezése és többéves munkahelyi gyakorlat birtokában lehetett az ember. Általában csak a legmagasabb beosztású vezetők mellett dolgozó munkatársak kapták meg a titkárnői besorolást. Ez a középkorúak kiváltsága volt. A bevált munkatársakat nagyon megbecsülték: sokszor innen mentek nyugdíjba. Szélesebb rétegben a gyors- és gépíró, illetve adminisztrátor beosztás létezett.
A gyors- és gépírásoktatás lényege a tudás állandó ismétlésen alapuló rögzítése. Az írógépen a billentyűzet vak (takart) volt, hogy a tanulók még véletlenül se essenek kísértésbe egy-egy odapillantásra. Egy falra akasztott, nagyméretű, írógépet ábrázoló táblán volt látható a betűk elhelyezkedése. Órákon át gyakoroltuk az eleinte két-három, majd napról napra több betűt tartalmazó szavak írását, például: kak, ...., kakas, kakasa. Ily módon pár hét alatt hatékonyan rögzült az a, k és s betű. Ennek a gyakorlásnak a lényege az, hogy nem pillantva az írógépre beidegződjék, melyik ujjal milyen irányba nyúljunk a szükséges billentyű leütéséhez. Az első év végére már a klaviatúrán lévő minden billentyűt tudtuk használni. Ez egyáltalán nem volt unalmas tevékenység, sőt: ahhoz, hogy a hatékony munkavégzéshez szükséges ritmust is elsajátítsuk, tanáraink a zenét, pontosabban a katonazenét hívták segítségül. Ez igen mulatságos, játékos tanulást tett lehetővé. Ekkor még csak nagyon lassan tudtunk „vakon”, tíz ujjal gépelni. A második tanév a gyorsaság fejlesztésére szolgált. Ez a tudás majd a későbbi rutin megszerzésével teljes beidegződéshez vezetett.
A gyorsírás sokak számára kényes kérdés. Nehezebb elsajátítani, mint a gépírást, és a végzett hallgatók többsége vagy sosem tanulta meg igazán, vagy igyekszik gyorsan elfelejteni. Legalábbis tapasztalatom szerint ma a titkárnők többsége nem használja. Sok főnök nem is tud folyamatosan diktálni. Hihetetlenül nehéz feladat az önmagát állandóan javító és a szöveg előző részeihez vissza-visszatérő diktálót követni, hisz a már leírt jelek között nincs hely az utólag kért szavak beszúrására. Életemben egyszer írtam raccsoló személy diktálására, ezt soha többé nem vállalnám. Jó adottság szükséges a gyorsírás használatához, ugyanis a gyorsíró állandó lemaradásban van a diktálóhoz képest és sokszor szavakat kell fejünkben tartani, amíg egy-egy rövid diktálási szünet alatt utolérhetjük magunkat. Rutinos gyorsíróknak sem könnyű azonnal visszaolvasni a leírt részeket. Jobb, ha diktálás után magunkra maradunk, és időt kapunk a jelek áttételéhez, „megfejtéséhez”, mely erős koncentrációt igényel. Fizikailag sem könnyű helytállni ennél a munkánál: többórás értekezletek jegyzőkönyveinek leírása után bizony mindenki érzi csuklóján a megerőltetést. Nem véletlen, hogy az Országgyűlés gyorsírói meghatározott időközönként váltják egymást. A 60-as évek gyorsíró- tankönyvében említették, hogy régen csak férfiak lehettek parlamenti gyorsírók. Érdekes, hogy ma újra képviselteti magát az erősebb nem az ülésteremben. Igaz, hogy ma a hangfelvétel pótolni tudja a gyorsírás ismeretét, de komolyabb helyeken a technikai lehetőségek felhasználása mellett az eseményekről jegyzőkönyvek is készülnek gyorsírással, mivel a hangfelvétel utólag vágható, manipulálható. Az Országgyűlés üléseiről hangfelvétel is és szó szerinti jegyzőkönyv is készül. Ebben zárójelben szerepel a felszólalások mellett még az ülésterem hangulata, pl.: taps, fütty, moraj, beszólás, visszaszólás.
Egy hivatás, amit szeretni kell
A titkárnő a főnök és a beosztottak között van: valójában senkihez és mindenkihez tartozik egyszerre. A titkárnő másokért él és dolgozik: az ő feladata, hogy nyugodt, rendezett munkahelyi légkört biztosítson. Fontos a munkatársakkal való jó kapcsolat kialakítása. Alfred Adler szerint: „Azok, akiket embertársaik nem érdekelnek, a legnagyobb nehézségekkel küzdenek az életben, és a legnagyobb akadályt jelentik mások számára. Minden emberi balsiker tőlük származik”. Erre a szakmára különösen vonatkozik ez az állítás.
A főnök nyitott könyv. Olyan szoros a főnök-titkárnő munkakapcsolat, hogy egy év közös munka után már a gondolatát is ismerjük. Tanácsos a három lépés távolságot betartani – mindenki jobban jár, ha nem keveredik a magánélet és a munkahely. A kölcsönös tisztelet és tartózkodás jobb légkört teremt, mint a pajtáskodó, bizalmaskodó hangnem.
A titkárnők kivételes helyzetben vannak: ahány cégnél dolgoznak, annyi szakmára van rálátásuk. Észrevétlenül gyarapszik tudásuk is az évek során, mivel általában magasan képzett főnökök és munkatársak között dolgoznak, akiktől rengeteget tanulhatnak.
Öltözködési szabályok a hivatalban
„Nem a ruha teszi az embert” – halljuk sokszor, tévesen. Az igazi értékek valóban nem láthatók, de az első benyomás meghatározó az emberi kapcsolatokban. Előfordul, hogy nincs időnk megismerni a másikat, s ilyenkor bizony a megjelenés alapján értékelünk. Vannak szakmák, ahol különösen fontos a jó megjelenés: a vendégek, üzleti partnerek először a titkárnővel találkoznak. A cégről, a főnökről első információ az őket fogadó munkatárs külseje, modora. Emellett minden nő önbizalmát növeli, és biztos fellépését elősegíti a tudat, hogy jól néz ki.
A jó modor kötelező
A pálya elengedhetetlen kelléke a jó modor. Ezt meg kell őriznünk a telefon használata során és az ügynökök megjelenésekor is. Komoly diplomáciai érzék szükséges a különböző természetű, korú és nemű vendégekkel való helyes bánásmódhoz. Úgy gondolom, ehhez jó ösztön, a családtól kapott helyes nevelés és egy kis rutin szükséges. A kommunikációs tréningek virágkorát éljük, mégis keveseknek jut eszébe, hogy a kimondott szónak mekkora hatalma van.
Mosolyogjunk – de ne elvtelenül! Zavaró, ha egy közelben lévő harmadik szemtanúja annak, amikor a másik mellett elhaladva, vagy tőle elfordulva, lehervad arcunkról a mosoly. Ez szívből jöjjön. Próbáljuk meg gondolatainkat olyan irányba terelni, hogy érezzük a jókedvet.
