Megjelent: Szaktudás Kiadó Ház – 2002
Megrendelhető a Szaktudás Könyváruházban:
http://www.szaktudas.hu/
A Libritől:
http://www.libri.hu/
Részletek a könyvből...
Titkárnőnek lenni nagyon szép, de nehéz feladat. Tudnunk kell mosolyogva túlélni stresszhelyzeteket, józan ésszel határt szabnunk a tartás és az önfeláldozás között. Meg kell oldanunk a legképtelenebb feladatokat. Határtalan beleérző képesség és türelem szükséges. Fontos a rend szeretete – ennek hiányában megkétszereződik a munka. El kell fogadnunk azt a tényt, hogy a titkárnő pályája hasonlít a háziasszony munkájához. Egész nap tehet-vehet, szinte látszat nélkül. Igazán akkor mérhető teljesítménye, amikor a titkárnőt nélkülözni kell. Mindenki látott már főnököt titkárnője szabadsága alatt fejéhez kapva szaladgálni a folyosón, mert nem talált semmit, elfelejtett mindent.
Visszatekintés a kezdetekre
Ma, a számítógéppel felszerelt irodák korában, könnyen feledésbe merülhet a kezdet: az írógéphasználat és ennek segédeszközei. Lassan csak régi filmek őrzik a gépírókisasszonyok életét, és múzeumban találkozhatunk a technikai fejlődést bemutató tárgyi emlékekkel. Gondoljuk el, milyen nagyszámú személyzetre lehetett szükség a sokszorosítógép, illetve a számítógép megjelenése előtt. Hányszor kellett ugyanazt az anyagot elütés vagy sokszorosítás miatt leírni. A szakma gyökereiben változott meg és ma is folyamatosan változik. Egyre kevesebb és – ezzel arányban – egyre magasabban képzett munkatárs dolgozik titkárnőként vagy menedzserasszisztensként.
Fontosnak tartom a gyökereket, ezért könyvem elején visszatekintést nyújtok a kezdetekre.
Írógép
1823-ban Karl Friedrich Drais von Sauerbronn báró, badeni erdőmester kifejlesztette a négy betűkarral működő írógépet, amit „gyorsírózongorá”-nak neveztek el. A négy emelő összesen 16 különböző betű lenyomását tette lehetővé. Drais néhány betűt, mint a b/p, c/k, q/g egy jellé egyesített. A betűformákat a billentyűcsoportok rajzolták ki. A lehetséges kombinációk egy, kettő, három vagy négy emelésből álltak, és mindig egy betűnek feleltek meg. Azután a betűt egy kioldó emelő segítségével ütötték le.
A táskaírógépek közül hazánkban a legismertebb márka az Erika nevet kapta. A táska formájú dobozban hordozható, kisméretű írógép ugyanazt a szerepet töltötte be az elmúlt évtizedekben, mint ma a számítógép miniatürizált változata, a laptop. Irodákban nem használták, de az írók, fordítók előszeretettel dolgoztak rajta. Nem szakmabeliek pedig, otthonukban, levelezéshez használták: sokan remekül megtanulták két ujjal, a billentyűket figyelve, a megdöbbentő sebességet elérni. Vannak írók, akik ma is ezeken a muzeális értékű szerkezeteken alkotják világraszóló műveiket.
Indigó
Az indigó lehetővé tette az adott anyagok leírását több másolattal. A festékanyagot már Kr. e. 2410 körül felfedezték, sőt talán az egyiptomiak is használták e természetes színezéket, melyet az indigofera-cserje ágaiból nyertek.
A gépíráshoz használt indigó A/4-es méretű vékony, egyik oldalán kék vagy lila festékkel bevont lap. Könnyen megfogta a kezet, ezért óvatosan kellett hozzányúlnunk. Minden betű leütésénél a festékbevonat adta meg a lenyomatot, miközben kopott, halványult, ezért csak meghatározott alkalommal lehetett felhasználni. Általában az első példány a mai nyomtatókhoz használt papírminőség volt, az indigók közötti másolati lapok viszont hajszálvékony, másolópapírnak nevezett lapokból álltak.
A 60-as évek végén munkaidőn túl kellett befejeznem egy béremelési javaslat leírását. Sokszor csöngött a telefon, de amikor felvettem, nem szólt bele senki. Nagyon zavart a munkában, és nem értettem, mi lehet az oka. Később tudtam meg, hogy a kolléganőim megvárták, amíg elmegyek, mivel abban reménykedtek, hogy új indigót használtam a gépelésnél. Ezt ugyanis kivették a papírkosárból, a fény felé tartották – hiszen úgy viselkedett, mint a fénykép negatívja – s így láthatóvá vált, mennyi fizetésemelésre számíthatnak. Mivel tőlem nem kaptak információt, kifogyhatatlan leleményességgel feltalálták magukat.
Stencil
Különösen nehéz volt régen a körlevelek, illetve a sokszorosításra szánt anyagok írása. Ne felejtsük, hogy nem volt számítógép és fénymásoló!
A stencil két lapból álló, az A4-es méretnél kicsit nagyobb papír, melynek első, hártyaszerű oldala speciális viaszbevonatot kapott, melybe az írógép belelyukasztotta a betűket és írásjeleket. A két oldal felső, összeragasztott részén lyukak voltak, melyek tüskékre illesztve biztosították sokszorosításkor a stabilitást. A két réteg közé helyezett indigó és géppapír pedig másolat készítését is lehetővé tette. A viaszos lap szélein vonalzós beosztás segített a felhasználható felület érzékelésében, hasonlóan a mai számítógépes szövegszerkesztő programokhoz.
Javítása nehézkes volt. Egy körömlakkhoz hasonló, üvegben tárolt lila folyadékot kellett ecsettel rávinnünk az elrontott betűre. Ez száradás után tömítette a lyukat, így alapot adott a felülírásra. Sokszorosításhoz festékkel bevont hengerre feszítették az ívet, majd a henger forgatásával a lyukakon átjutó festék nyomta a szöveget papírra. Ez volt a legnehezebb, legnagyobb odafigyelést igénylő munka.
Szigorú nyilvántartást kellett vezetnünk a számozott lapok felhasználásáról, és még a rontott példányokat is le kellett adnunk. A rendszerváltás előtt páncélszekrénybe kellett zárnunk a még fel nem használt stencillapokat, minden piros betűs ünnepet megelőzően. Erről körlevélben tájékoztatták az irodaházak munkatársait. (Természetesen a röplapok és szamizdat kiadványok terjesztői ennek ellenére megtalálták a módját, hogy e technika felhasználásával sokszorosíthassanak anyagokat.)
A számítógép előtt, írógéppel
A 60-as években a gyors- és gépíró szakiskola két éven át, heti három alkalommal oktató intézmény volt. Tizennégy évesen, a 8 általános elvégzése után lehetett jelentkezni. A tananyag három tárgyat foglalt magába: gépírást, gyorsírást és magyar nyelvtant. Az itt végzett tanulók később szinte kivétel nélkül érettségiztek, esti- vagy levelező tagozaton.
Titkárnő a gyors- és gépíró iskolai végzettség, érettségi megszerzése vagy közgazdasági technikum befejezése és többéves munkahelyi gyakorlat birtokában lehetett az ember. Általában csak a legmagasabb beosztású vezetők mellett dolgozó munkatársak kapták meg a titkárnői besorolást. Ez a középkorúak kiváltsága volt. A bevált munkatársakat nagyon megbecsülték: sokszor innen mentek nyugdíjba. Szélesebb rétegben a gyors- és gépíró, illetve adminisztrátor beosztás létezett.
A gyors- és gépírásoktatás lényege a tudás állandó ismétlésen alapuló rögzítése. Az írógépen a billentyűzet vak (takart) volt, hogy a tanulók még véletlenül se essenek kísértésbe egy-egy odapillantásra. Egy falra akasztott, nagyméretű, írógépet ábrázoló táblán volt látható a betűk elhelyezkedése. Órákon át gyakoroltuk az eleinte két-három, majd napról napra több betűt tartalmazó szavak írását, például: kak, ...., kakas, kakasa. Ily módon pár hét alatt hatékonyan rögzült az a, k és s betű. Ennek a gyakorlásnak a lényege az, hogy nem pillantva az írógépre beidegződjék, melyik ujjal milyen irányba nyúljunk a szükséges billentyű leütéséhez. Az első év végére már a klaviatúrán lévő minden billentyűt tudtuk használni. Ez egyáltalán nem volt unalmas tevékenység, sőt: ahhoz, hogy a hatékony munkavégzéshez szükséges ritmust is elsajátítsuk, tanáraink a zenét, pontosabban a katonazenét hívták segítségül. Ez igen mulatságos, játékos tanulást tett lehetővé. Ekkor még csak nagyon lassan tudtunk „vakon”, tíz ujjal gépelni. A második tanév a gyorsaság fejlesztésére szolgált. Ez a tudás majd a későbbi rutin megszerzésével teljes beidegződéshez vezetett.
A gyorsírás sokak számára kényes kérdés. Nehezebb elsajátítani, mint a gépírást, és a végzett hallgatók többsége vagy sosem tanulta meg igazán, vagy igyekszik gyorsan elfelejteni. Legalábbis tapasztalatom szerint ma a titkárnők többsége nem használja. Sok főnök nem is tud folyamatosan diktálni. Hihetetlenül nehéz feladat az önmagát állandóan javító és a szöveg előző részeihez vissza-visszatérő diktálót követni, hisz a már leírt jelek között nincs hely az utólag kért szavak beszúrására. Életemben egyszer írtam raccsoló személy diktálására, ezt soha többé nem vállalnám. Jó adottság szükséges a gyorsírás használatához, ugyanis a gyorsíró állandó lemaradásban van a diktálóhoz képest és sokszor szavakat kell fejünkben tartani, amíg egy-egy rövid diktálási szünet alatt utolérhetjük magunkat. Rutinos gyorsíróknak sem könnyű azonnal visszaolvasni a leírt részeket. Jobb, ha diktálás után magunkra maradunk, és időt kapunk a jelek áttételéhez, „megfejtéséhez”, mely erős koncentrációt igényel. Fizikailag sem könnyű helytállni ennél a munkánál: többórás értekezletek jegyzőkönyveinek leírása után bizony mindenki érzi csuklóján a megerőltetést. Nem véletlen, hogy az Országgyűlés gyorsírói meghatározott időközönként váltják egymást. A 60-as évek gyorsíró- tankönyvében említették, hogy régen csak férfiak lehettek parlamenti gyorsírók. Érdekes, hogy ma újra képviselteti magát az erősebb nem az ülésteremben. Igaz, hogy ma a hangfelvétel pótolni tudja a gyorsírás ismeretét, de komolyabb helyeken a technikai lehetőségek felhasználása mellett az eseményekről jegyzőkönyvek is készülnek gyorsírással, mivel a hangfelvétel utólag vágható, manipulálható. Az Országgyűlés üléseiről hangfelvétel is és szó szerinti jegyzőkönyv is készül. Ebben zárójelben szerepel a felszólalások mellett még az ülésterem hangulata, pl.: taps, fütty, moraj, beszólás, visszaszólás.
Egy hivatás, amit szeretnünk kell
A titkárnő valójában a főnök és a beosztottak között van: valójában senkihez és mindenkihez tartozik egyszerre. A titkárnő másokért él és dolgozik: az ő feladata, hogy nyugodt, rendezett munkahelyi légkört biztosítson. Fontos a munkatársakkal való jó kapcsolat kialakítása. Alfred Adler szerint: „Azok, akiket embertársaik nem érdekelnek, a legnagyobb nehézségekkel küzdenek az életben, és a legnagyobb akadályt jelentik mások számára. Minden emberi balsiker tőlük származik”. Erre a szakmára különösen vonatkozik ez az állítás.
A főnök nyitott könyv. Olyan szoros a főnök-titkárnő munkakapcsolat, hogy egy év közös munka után már a gondolatát is ismerjük. Tanácsos a három lépés távolságot betartani – mindenki jobban jár, ha nem keveredik a magánélet és a munkahely. A kölcsönös tisztelet és tartózkodás jobb légkört teremt, mint a pajtáskodó, bizalmaskodó hangnem.
A titkárnők kivételes helyzetben vannak: ahány cégnél dolgoznak az évek során, annyi szakmára van rálátásuk. Észrevétlenül gyarapszik tudásuk is az évek során, mivel általában magasan képzett főnökök és munkatársak között dolgoznak, akiktől rengeteget tanulhatnak.
Öltözködési szabályok a hivatalban
„Nem a ruha teszi az embert” – halljuk sokszor, tévesen. Az igazi értékek valóban nem láthatók, de az első benyomás meghatározó az emberi kapcsolatokban. Előfordul, hogy nincs időnk megismerni a másikat, s ilyenkor bizony a megjelenés alapján értékelünk. Vannak szakmák, ahol különösen fontos a jó megjelenés: a vendégek, üzleti partnerek először a titkárnővel találkoznak. A cégről, a főnökről első információ az őket fogadó munkatárs külseje, modora. Emellett minden nő önbizalmát növeli, és biztos fellépését elősegíti a tudat, hogy jól néz ki.
A jó modor kötelező
A pálya elengedhetetlen kelléke a jó modor. Ezt meg kell őriznünk a telefon használata során és az ügynökök megjelenésekor is. Komoly diplomáciai érzék szükséges a különböző természetű, korú és nemű vendégekkel való helyes bánásmódhoz. Úgy gondolom, ehhez jó ösztön, a családtól kapott helyes nevelés és egy kis rutin szükséges. A kommunikációs tréningek virágkorát éljük, mégis keveseknek jut eszébe, hogy a kimondott szónak mekkora hatalma van.
Mosolyogjunk – de ne elvtelenül! Zavaró, ha egy közelben lévő harmadik szemtanuja annak, amikor a másik mellett elhaladva, vagy tőle elfordulva, lehervad arcunkról a mosoly. Ez szívből jöjjön. Próbáljuk meg gondolatainkat olyan irányba terelni, hogy érezzük a jókedvet.
